Ai fini della ripartizione del compenso di copia privata gli aventi diritto dovranno inviare, nei tempi e con le modalità indicate nel regolamento, la Dichiarazione relativa a un determinato anno di competenza - contenente le infomazioni necessarie per consentire la determinazione della percentuale spettante sul compenso di copia privata maturato in quel medesimo anno - nel quale sono indicati i parametri e i criteri che dovranno essere seguiti nella compilazione della dichiarazione e i documenti richiesti nella dichiarazione.
Gli aventi diritto, oltre alla documentazione sopra specificata, dovranno far pervenire , debitamente compilato e firmato, anche copia del contratto per conferire all'Agenzia l'incarico per l'incasso e la ripartizione della quota dei proventi di copia privata a loro spettanti.
A partire dall'anno 2010 e per le annualità successive tutti gli aventi diritto dovranno allegare alla fattura emessa per le competenze maturate per tali annualità una manleva rilasciata all'Agenzia e alla Siae congiuntamente redatta secondo lo schema richiesto per ciascun anno di competenza.A titolo di esempio viene riportato il fac-simile di manleva relativa alle "competenze anno 2021".